Mondhat bárki bármit, a jó ügyfél-ügyvéd kapcsolat alapja a részletes órakimutatások készítése.

Az ügyvédi szakma mértékegysége egyértelműen az idő. Mind az ügyfelek, mind az ügyvédek egyetértenek abban, hogy a számlázható órák kimutatása a legérthetőbb és leggyakoribb mód az elvégzett munka meglétére. A pontos órakimutatás az ügyfelek elégedettségének fő faktora. Elvárják, hogy az ügyvéd be tudjon számolni, melyik ügyön mit, mikor, hány órát dolgozott. Nem tanácsos kételyek között hagyni az ügyfelet, hanem tényekkel alátámasztani, mire ment el az idő. A legtöbb számlareklamáció ezek elmulasztásából adódik: az ügyfél panaszkodik, nem érti a leegyszerűsített számlát. Ez újabb felesleges munkát eredményez, valamint sokszor pénzt veszít az ügyvéd. Ha reklamál az ügyfél, akkor magyarázkodni kell, és ez nem csak rosszul veszi ki magát, hanem plusz időt igényel. A legtöbb esetben azért, hogy megtartsuk az ügyfelet, sztornóznunk kell az eredeti számlát, készítenünk kell egy számlarészletezőt és néha még engedményt is adni kell. Végeredményben sokkal rosszabbul jártunk mintha eleve egy korrekt, pontos számlát küldtünk volna. Elment az időnk és pénzt is vesztettünk.

Bármennyire fárasztó feladat, a részletes órakimutatás készítése miden ügyvéd számára kötelező és a napi rutin részévé kell, hogy váljon.  Kétség kívül ez gyakran "nemszeretem" munka, de be kell látni, hogy a szükséges rossz nélkül egyszerűen nem tudunk elszámolni az időnkkel, és akkor bizony számlázni sem tudunk.

 

Hogyan csináljuk?

Manapság már szinte mindenki a számítógépen dolgozik. Hihetetlen, de annak ellenére, hogy az óraregisztráció a napi rutin része, sokan még mindig papírra írják a kimutatásukat. Jobb esetben Excel táblázatba. Ez szinte még rosszabb módszer, hiszen egy ömlesztett, rengeteg sort tartalmazó táblázatban elég egy rossz mozdulat és fontos sorokat törölhetünk ki, újra és újra számolhatjuk a részösszegeket, végösszeget. Igazi virtuóznak kell lennie, aki képes korrekt módon kezelni egy ilyen adathalmazt.

Próbáljuk ezt a folyamatot is hatékonyan, gyorsan végezni, hiszen idő és pénzkímélő. Használjuk ki a technikai vívmányokat és telepítsünk egy óraregisztráló szoftvert. Ezzel gyorsan, hatékonyan vagyunk napra készek, átláthatók az egyes ügyek, különböző statisztikai mutatók készíthetők vele. Végeredményben egyszerűbbé válik vele a napi rutin. A legjobb olyan szoftvert választani, ami internet-alapú. Így kényelmesen, akár otthonról is be tudunk jelentkezni és elvégezni az óraregisztrációt.